[email protected]

0561919101

السياسات والاجراءات

سفراء الجمعية

الحسابات البنكية

السياسات والاجراءات

السياسات والاجراءات

مقدمة:

الغرض من ھذه السياسة التعرف بالمبادئ والإرشادات الخاصة لجمع الموارد المالية من مختلف المصادر لجمعية الدعوة والإرشاد وتوعية الجاليات بالنظيم والجنادرية .

النطاق:

 تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة في جمع التبرعات والمسؤوليات المحددة لجامعي التبرعات ومانحيها  وفي ما يتعلق  باستخدام الأموال والمسؤولية عنها  .

البيان تضمن الجمعية وكل ما يتبعها  على حدة أن .

  1. تعمل على الدوام بطريقة تتسم بالعدالة وبالأمانة والاستقامة والشفافية .
  2. تلتزم، في جميع أنشطتها بقوانينها السارية  ولوائحها ومبادئها وممارساتها  .
  3. يعتبر مجلس إدارة الجمعية أنفسهم مسؤولين أمام من قدموا اليهم الأموال. وعليهم الامتناع عن استخدام الرسائل أو الرسوم والصور التي تستغل بؤس الإنسان، أو تمس، بأي شكل من الأشكال بكرامته .
  4. لا يستغل منسوبين الجمعية موقعهم لتحقيق  منفعة شخصية . وعليهم ان لا يقبلوا بتعويض سوى أجرهم  أو الأتعاب المحددة لهم
  5. تلتزم الجمعية بأي لائحة تصدر من الجهات المشرفة عليها  بشأن حقوق المتبرعين . ويحق للمتبرعين ، أولا وقبل كل شيء الحصول في حينه  على المعلومات الكاملة عن كيفية استخدام أموالهم .
  6. تُستخدم جميع الأموال التي تم جمعها في الأغراض الذي جُمعت من اجلها ، وذلك خلال الفترة الزمنية  التي اتفق عليها  .
  7. تبقى تكلفة جمع التبرعات في جميع الحالات محصورة في نسبة مئوية من الدخل مقبولة عامة داخل أوساط مهنة جمع التبرعات ومن الجمهور ويكون  هناك توازن مناسب بين التكاليف  والدخل والجودة .
  8. يطبق نظام محاسبي معترف به لتتبع حركة التبرعات ومواقيتها  وإعداد تقارير دقيقة في حينها  ونشرها علنا، متضمنة المبالغ التي تم جمعها  وكيفية انفاقها  والنسبة الصافية المخصصة للهدف  أو للنشاط .

 المسؤوليات  تطبق ھذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية  وعلى جميع  الأفراد الذين يتولون  جمع التبرعات من القطاع العام أو الخاص أو غير الربحي أو من المصادر الأخرى. ويشجع أولئك الذين يستخدمون  لجمع التبرعات على توقيع مدونة القواعد الأخلاقية والسلوك المهني .

اعتماد مجلس الإدارة

اولاً: مقدمة:

سياسات وإجراءات مكافحة تمويل الإرهاب وغسل الأموال وفهم المخاطر لتمويل الإرهاب هي أحد الركائز الأساسية التي اتخذتها جمعية الدعوة والإرشاد وتوعية الجاليات بالنظيم والجنادرية  في مجال الرقابة الأمنية وللتعاون مع الجهات المختصة لمكافحتها والتبليغ عن المتورطين فيها وفقًا لنظام مكافحة الإرهاب وتمويله الصادر بموجب المرسوم الملكي رقم م/21 وتاريخ 12/02/1439هـ في مجال الرقابة المالية وفقاً لنظام مكافحة غسل الأموال الصادر بموجب المرسوم المكي رقم م/20 وتاريخ 05/02/1439هـ ولوائح التعديلات اللاحقة ليتوافق مع هذا السياسية.

ثانياً: مجال التطبيق:

تطبق هذه السياسة على جميع العاملين في الجمعية.

ثالثاً: المصطلحات ذات العلاقة:

النظام:

نظام مكافحة غسل الأموال أو نظام مكافحة الإرهاب وتمويله.

 

الأموال:

 

هي الأصول أو الموارد الاقتصادية أو الممتلكات أياً كانت قيمتها أو نوعها أو طريقة امتلاكها؛ سواء أكانت مادية أم غير مادية، أو منقولة أم غير منقولة، أو ملموسة أم غير ملموسة، والوثائق والصكوك والمستندات والحوالات وخطابات الاعتماد أياً كان شكلها، سواء أكانت داخل المملكة أم خارجها، ويشمل ذلك النظم الإلكترونية أو الرقمية والائتمانيات المصرفية التي تدل على ملكيةٍ أو مصلحة فيها، وكذلك جميع أنواع الأوراق التجارية والمالية أو أية أرباح أو مداخيل أخرى تنتج من هذه الأموال.

 

الجريمة الأصلية:

كل فعل يرتكب داخل المملكة يعد جريمة يعاقب عليها الشرع والأنظمة في المملكة، وكل فعل يرتكب خارج المملكة يعد جريمة وفقاً لقوانين الدولة التي ارتكب فيها.

 

المتحصلات:

 

الأموال الناشئة أو المتحصلة – داخل المملكة أو خارجها بشكل مباشر أو غير مباشر من ارتكاب جريمة أصلية، بما في ذلك الأموال التي حولت أو بدلت كلياً أو جزئياً إلى أموال مماثلة.

 

الجمعية :

 

جمعية الدعوة والإرشاد وتوعية الجاليات بالنظيم والجنادرية ، وهي منظمة غير هادفة للربح وينطبق عليها ما ورد من أنظمة وقوانين متعلقة بمكافحة غسل الأموال.

 

غسل الأموال:

 

ارتكاب أي فعل أو الشروع فيه بقصد إخفاء أو تمويه أصل حقيقة أي أموال مكتسبة مخالفة للشرع أو النظام، وجعلها تبدو مشروعة المصدر.

 

 

الجهة الرقابية:

 

الجهة المسؤولة عن التحقق من الالتزامات المالية للمؤسسات والأعمال والمهن غير المالية المحددة والمنظمات غير الهادفة إلى الربح، وفق المتطلبات المنصوص عليها في النظام واللائحة أو أي قرارات أو تعليمات ذات صلة.

 

وحدة التحريات المالية:

 

وحدة التحريات المالية المنصوص عليها في نظام مكافحة غسل الأموال، الصادر بالمرسوم الملكي رقم م/31 وتاريخ 11/5/1433هـ ولائحته التنفيذية.

الأدوات القابلة للتداول لحاملها:

الأدوات النقدية التي تكون في شكل وثيقة لحامها كالشيكات والسندات، وأوامر الدفع؛ التي إما لحاملها أو مظهَرة له أو صادرة لمستفيد صوري أو أي شكل آخر ينتقل معه الانتفاع بمجرد تسليمه، والأدوات غير المكتملة التي تكون موقعة وحُذف منها اسم المستفيد.

 

الإرهاب:

أي شخص ذي صفة طبيعية- سواءً أكان في المملكة أو خارجها- يرتكب جريمة من الجرائم المنصوص عليها في نظام مكافحة الإرهاب وتمويله أو يشرع أو يشترك أو يخطط أو يساهم في ارتكابها، بأي وسيلة مباشرة أو غير مباشرة.

 

 

 

تمويل الإرهاب:

 

تمويل العمليات الإرهابية والإرهابيين والمنظمات الإرهابية.

البلاغ:

إبلاغ الشخص المرخَّص له وحدةَ التحريات المالية عن أي عملية مشتبه فيها، بما يشمل إرسال تقرير عنها.

مجموعة العمل المالي:

مجموعة العمل المالي الخاصة بمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب (FATF).

 

الحجز التحفظي:

 

الحجز المؤقت على نقل الأموال والمتحصلات وتحويلها أو تبديلها أو التصرف فيها أو تحريكها أو وضع اليد عليها أو حجرها بصورة مؤقتة، استنادا إلى أمر صادر عن محكمة أو سلطة مختصة بذلك.

 

رابعاً: مؤشرات عملية غسيل الأموال:

 

يعد كل من قام بأي من الأفعال الآتية مرتكِبا لجريمة غسل الأموال:

تحويل أموال أو نقلها إلى الجمعية تحت مسمى التبرع أو أي مسمى آخر، لأجل مساعدة أي شخص متورط في ارتكاب الجريمة الأصلية التي تحصلت منها تلك الأموال للإفلات من عقوبة ارتكابها، مع علمه بأنها من متحصلات جريمة لأجل إخفاء المصدر غير المشروع لتلك الأموال أو تمويهه.

إخفاء أو تمويه طبيعة أمواله أو مصدرها أو حركتها أو ملكيتها أو مكانها عن طريق التبرع بها، مع علمه بأنها من متحصلات جريمة.

التحقق من القصد أو العلم أو الغرض في ارتكاب جريمة غسل الأموال من خلال الظروف والملابسات الموضوعية والواقعية للقضية.

 

خامساً: مؤشرات الاشتباه بعملية غسيل الأموال:

 

1/ عدم الالتزام لمتطلبات مكافحة غسل الأموال أو جرائم تمويل الإرهاب، وخاصةً المتعلقة بهويته ونوع عمله.

2/ رفض العميل تقديم بيانات عنه أو توضيح مصدر أمواله وأصوله الأخرى

3/ رغبة العميل في المشاركة في صفقات غير واضحة من حيث غرضها القانوني أو الاقتصادي أو عدم انسجامها مع استراتيجية الاستثمار المعلنة.

4/ محاولة العميل تزويد الجمعية بمعلومات غير صحيحة أو مضللة تتعلق بهويته و/أو مصدر أمواله.

5/ علم الجمعية بتورط العميل في أنشطة غسيل أموال أو جرائم تمويل إرهاب، أو أي مخالفات جنائية أو تنظيمية.

6/ إبداء العميل عدم الاهتمام بالمخاطر أو أي مصاريف أخرى.

7/ اشتباه الجمعية  في أن العميل وكيل للعمل نيابة عن موكل مجهول.

8/ صعوبة تقديم العميل وصفاً لطبيعة عمله أو عدم معرفته بأنشطته بشكل عام.

9/ قيام العميل بالاستثمار طويل الأجل يتبعه بعد مدة وجيزة طلباً لتصفية الوضع الاستثماري وتحويل العائد من الحساب.

10/ وجود اختلاف كبير بين أنشطة العميل والممارسات العادية.

11/ طلب العميل من الجمعية تحويل الأموال المستحقة له لطرف آخر ومحاولة عدم تزويد الجمعية بأي معلومات عن الجهة المحول إليها.

12/ محاولة العميل تغير العقد أو إلغاءه بعد تبليغه بمتطلبات تدقيق المعلومات أو حفظ السجلات من الجمعية.

13/ طلب العميل إنهاء إجراءات عقد يستخدم فيه أقل قدر ممكن من المستندات.

14/ علم الجمعية أن الأموال أو الممتلكات إيراد من مصادر غير مشروعة.

15/ انتماء العميل لمنظمة غير معروفة أو معروفة بنشاط محظور.

16/ ظهور علامات البذخ والرفاهية على العميل بشكل مبالغ فيه وبما لا يناسب مع وضعه الاقتصادي (خاصة إذا كان بشكل مفاجئ) .

 

سادساً: التدابير الوقائية:

 

تحديد وفهم وتقييم مخاطر غسل الأموال وتمويل الإرهاب اللي تتعرض لها الجمعية.

1/ على الجمعية تسجيل جميع المعلومات المتعلقة بالمعاملات المالية والاحتفاظ بالسجلات بالمستندات والوثائق والبيانات.

2/ على الجمعية تطبيق تدابير العناية الواجبة المشددة المتناسبة مع المخاطر التي قد تنشأ من علاقات عمل ومعاملات مع شخص أو جهة حددتها اللجنة الدائمة لمكافحة غسل الأموال بأنها جهة عالية المخاطرة بها.

3/ على الجمعية الاحتفاظ بجميع السجلات والمستندات والوثائق والبيانات لجميع التعاملات المالية، وذلك لمدة لا تقل عن عشر سنوات من تاريخ انتهاء العملية.

4/ يجب أن تكون السجلات والمستندات والوثائق التي تحتفظ بها المؤسسة كافية للسماح بتحليل البيانات وتتبع التعاملات المالية، ويجب الاحتفاظ بها لتكون متاحة، وتوفَّر للسلطات المختصة عند الطلب بصورة عاجلة.

5/ لا يحق الجمعية التسويق لصالح مشروع إلا بعد أخذ الموافقات اللازمة لذلك، وفقا للأنظمة المرعية من الدولة.

6/ يحق للجمعية التأكد من السلامة القانونية للإيرادات وللواهب والموهوب، وذلك لحماية الجمعية من أي مخاطر محتملة.

7/ يحق للجمعية رفض المنحة أو الهبة في حال وجود أي عوامل من شأنها الإضرار بالجمعية.

8/ اتخاذ قرارات مبررة في شأن الحد من مخاطر غسل الأموال وتمويل الإرهاب الخاصة بالمنتجات والخدمات.

9/ رفع كفاءة القنوات المستخدمة للمكافحة وتحسين جودة التعرف على العملاء وإجراءات العناية الواجبة.

10/ توفير الأدوات اللازمة التي تساعد على رفع جودة وفاعلية الأعمال في المؤسسة.

11/ إقامة برامج توعوية لرفع مستوى الوعي لدى العاملين في الجمعية لمكافحة غسل الأموال وجرائم تمويل الإرهاب.

12/ الاعتماد على القنوات المالية غير النقدية والاستفادة من مميزاتها للتقليل من استخدام النقد في المصروفات.

13/ التعرف على المستفيد الحقيقي ذو الصفة الطبيعية أو الاعتبارية في التبادل المالي.

عدم التعامل مع الأشخاص المعلن عنها مع الجهات ذات الاختصاص .

 

سابعاً: السياسات وتطبيقها:

 

1/ على الجمعية ممثلة في الإدارات ذات العلاقة إعداد السياسة الخاصة بمراقبة غسيل الأموال وتحديثها، ونشرها، وتثقيف العاملين بها، وأن توافق عليها الإدارة العليا، وأن تراجعها وتطورها بشكل مستمر.

2/ إذا اشتبهت الجمعية أو إذا توافرت لديها أسباب معقولة للاشتباه في أن الأموال أو بعضها تمثل متحصلات جريمة أو ذات ارتباط أو علاقة بعمليات غسل الأموال أو هبة هذه الأموال للجمعية غرضه التمويه بأنها متحصلة من غسيل أموال؛ فعلى الجمعية أن تلتزم بإبلاغ الإدارة العامة التحريات المالية فوراً وبشكل مباشر، وتزودها بتقرير مفصل يتضمن جميع البيانات والمعلومات المتوافرة لديها عن تلك العملية والأطراف ذات الصلة.

3/ الاستجابة لكل ما تطلبه الإدارة العامة للتحريات المالية من معلومات إضافية.

4/ يحظر على الجمعية وأي من مديريها أو أعضاء مجلس أمنائها أو أعضاء إداراتها التنفيذية أو الإشرافية أو العاملين فيها، تنبيه العميل أو أي شخص آخر بأن تقريرًا بموجب النظام أو معلومات متعلقة بذلك قد قدمت أو سوف تقدم إلى الإدارة العامة للتحريات المالية أو أن تحقيقًا جنائيًا جار أوقد أجري، ولا يشمل ذلك عمليات الإفصاح أو الاتصال بين المديرين والعاملين أو عمليات الاتصال مع المحامين أو السلطات المختصة.

لا يترتب على الجمعية وأي من أعضاء مجلس الادارة  أو اللجنة التنفيذية أو الإدارة التنفيذية أو العاملين فيها أي مسؤوليةً تجاه التبليغ عنه عند إبلاغ الإدارة العامة للتحريات المالية أو تقديم معلومات لها بحسن نية.

على كل موظف يعمل في الجمعية الالتزام بسرية المعلومات التي يطلع عليها ضمن نطاق أداء واجباته حتى بعد انتهاء مسؤولياته.

 

ثامناً: العمليات والإجراءات:

 

على الجمعية ممثلة في الإدارات ذات العلاقة القيام بالآتي:

1/ مراقبة المعاملات والوثائق والبيانات وفحصها بشكل مستمر لضمان توافقها مع ما لديها من معلومات عن الواهب وأنشطته التجارية والمخاطر التي يمثلها، وعن مصادر أمواله عند الحاجة.

2/ تدقيق وفحص جميع المعاملات بشكلٍ عام وبالأخص تلك التي تكون معقدة وكبيرة بشكل غير عادي وكذلك أي نمط غير اعتيادي للمعاملات التي لا يكون غرض الهبة فيها واضحا.

3/ تشديد إجراءات العناية الواجبة ودرجة وطبيعة مراقبة علاقة العمل في الحالات التي تكون فيها مخاطر احتمال وقوع غسل الأموال مرتفعة، وذلك لتحديد ما إذا كانت المعاملة تبدو غير عادية أو مشبوهة.

4/ الاحتفاظ بسجلات الفحص مدة عشر سنوات، وإتاحتها للسلطات المختصة عند الطلب

 

 

تاسعاً: الرقابة:-

 

تخضع الجمعية للإجراءات التي تتخذها الجهات الرقابية في الدولة لأدائها لمهماتها ومنها:

1/ جمع المعلومات والبيانات من الجمعية  وتطبيق الإجراءات الإشرافية المناسبة، بما في ذلك إجراء عمليات الفحص الميداني والمكتبي.

2/ إلزام الجمعية بتوفير أي معلومة تراها الجهة الرقابية ملائمة للقيام بوظيفة ما والحصول على نسخ للمستندات والملفات أيا كانت طريقة تخزينها وأينما كانت مخزنة.

3/ وضع إجراءات النزاهة والملاءمة وتطبيقها على كل من يسعى إلى المشاركة في إدارة الجمعية أو الإشراف عليها أو العمل أو التطوع فيها.

4/ الاحتفاظ بإحصاءات عن التدابير المتخذة والعقوبات المفروضة.

 

 

 

عاشراً: التبليغ:

 

1/ تلتزم الجمعية بالتبليغ عن كل معاملة يشتبه أن لها علاقة بغسيل الأموال إلى الجهات المختصة بالدولة؛ على أن تكون المعلومات والمستندات والأدلة كافية بها.

2/ لا يجوز التكتم بأي حالة اشتباه أو التأخر في التبليغ عنها، بل يجب الإبلاغ عن العمليات المشتبه فيها وفقاً للالتزامات المنصوص عليها في مكافحة الإرهاب وغسل الأموال ولائحته التنفيذية.

3/ يتوجب على الموظف المفوض تبليغ الجهات المختصة فوراً عن أي عملية مشبوهة.

4/ يجب على الموظف المفوض التبليغ عن العمليات المشتبه فيها بغض النظر عن تعلقها بأمور أخرى.

5/ تحري السرية التامة وعدم أفشاء أمر التبليغ للمشتبه به أو غيره.

 

الحادي عشر: العقوبات :

 

الجمعية ليست جهة مخولة بإيقاع العقوبات على المتهمين أو المدانين، بل ترفع بهم إلى الجهات المختصة وللجهات المختصة أن تتخذ الإجراءات أو الجزاءات التي تنص عليها الأنظمة.

يخضع أي موظف يخل بالاشتراطات وتعليمات مكافحة الإرهاب وغسل الأموال إلى العقوبات المنصوص عليها من قبل الدولة دون أدنى مسؤولية على الجمعية .

اعتماد مجلس الإدارة

مقدمة

توجب سياسة خصوصية البيانات على كل من يعمل لصالح جمعية الدعوة والإرشاد وتوعية الجاليات بالنظيم والجنادرية ( ويشمل أعضاء مجلس الإدارة والمسؤولين التنفيذيين والموظفين والمستشارين والمتطوعين(  المحافظة على خصوصية بيانات المانحين والمتبرعين والمتطوعين والمستفيدين وعدم مشاركتها لأي أحد إلا في نطاق ضيق جدا حسب ما سيوضح في الفقرات التالية. كما توجب السياسة استخدام البيانات الخاصة لأغراض الجمعية فقط بما تقتضية المصلحة.

النطاق

تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح الجمعية سواء كانوا أعضاء مجلس إدارة أو مسؤولين تنفيذيين أو موظفين أو متطوعين أو مس

تشارين بصرف النظر عن مناصبهم في الجمعية.

البيانات

البيانات، هنا، تشمل أي بيانات عامة أو خاصة مثل البيانات الشخصية أو البريد الإلكتروني أو المراسلات أو أي بيانات أخرى تُقدَّم للجمعية سواء من المتطوعين، المانحين، المتبرعين أو المستفيدين من خدمات الجمعية.

الضمانات

تهدف هذه السياسة إلى توضيح إجراءات التعامل مع البيانات والمحافظة على خصوصيتها داخل الجمعية أو من خلال موقع الجمعية الإلكتروني.

تضمن الجمعية ما يلي:

  • أن تتعامل الجمعية مع جميع بيانات المتعاملين معها بسرية تامة ما لم يوافقوا على النشر
  • لن تقوم ببيع أو مشاركة بيانات المتعاملين معها مع أي جهة أخرى دون إذنهم.
  • أن تنشر الجمعية سياسة خصوصية البيانات على موقعها الإلكتروني، إن وجد، وأن تكون متوفرة عند الطلب مطبوعة أو إلكترونية.
  • أن يكون للجمعية سياسة خاصة بخصوصية البيانات للمواقع الإلكترونية.

نموذج لسياسة خصوصية البيانات للمواقع الإلكترونية

 

نشكرك أيها الزائر الكريم على زيارتك لموقعنا على الانترنت ونتعهد لك بالمحافظة على خصوصية بياناتك

التي تزودنا بها من خلال الموقع. كما نلتزم لك بتوضيح سياستنا المتعلقة بخصوصية بياناتك وهي كما يلي:

  • من حقك معرفة كيفية استخدام البيانات التي تشاركها مع موقعنا الإلكتروني.
  • نلتزم بحماية حقوق جميع زوار ومستخدمي هذا الموقع ونلتزم بالحفاظ على سرية البيانات وقد أعددنا سياسة الخصوصية هذه للإفصاح عن النهج الذي نتبعه في جمع البيانات ونشرها على هذا الموقع الإلكتروني.
  • نؤكد لك أن خصوصيتك تشكل لنا أولوية كبرى، وسوف لن نستخدم تلك البيانات إلا بالطريقة الملائمة للحفاظ على خصوصيتك بشكل آمن.
  • نؤكد لك أيضا أن الموقع لا يمارس أي أنشطة تجارية.
  • لا نقوم نهائيا بتبادل البيانات الشخصية مع أي جهة تجارية باستثناء ما يتم الإعلان عنه للمستخدم الكريم وبعد موافقته على ذلك.
  • لا نقوم نهائيا باستخدام بيانات المستخدمين الكرام بإرسال رسائل ذات محتوى تجاري أو ترويجي
  • قد نستخدم البيانات المسجلة في الموقع لعمل الاستبانات وأخذ الآراء بهدف تطوير الموقع وتقديم تجربة استخدام أكثر سهولة وفعالية للزوار والمستخدمين الكرام.كما يمكننا من التواصل معكم عند الحاجة في حالة رغبتكم في التبرعّ للمشاريع والأعمال الخيرية أو رغبتكم في الاطلاع على ما يستجد من المشاريع والأعمال الخيرية التي تقوم بها الجمعية حيث تساعدنا هذه البيانات في التواصل معك، والإجابة عن استفساراتك، وتنفيذ طلباتك قدر الإمكان.
  • لا نقوم بمشاركة هذه البيانات مع أطراف خارجية إلا إذا كانت هذه الجهات لازمة في عملية استكمال طلبك، ما لم يكن ذلك في إطار بيانات جماعية تُستخدم للأغراض الإحصائية والأبحاث، دون اشتمالها على أية بيانات من الممكن استخدامها للتعريف بك.
  • في الحالات الطبيعية يتمُّ التعامل مع البيانات والبيانات بصورة آلية )الكترونية( من خلال التطبيقات والبرامج المحدَّدة لذلك، دون أن يستلزم ذلك مشاركة الموظفين أو اطلاعهم على تلك البيانات.
  • وفي حالات استثنائية )كالتحقيقات والقضايا( قد يطّلع عليها موظفو الجهات الرقابية أو من يلزم اطلاعه على ذلك؛ خضوعًا لأحكام القانون وأوامر الجهات القضائية.
  • تنطبق سياسة الخصوصية هذه على كافّة الخدمات والتعاملات التي يتم إجراؤها على الموقع إلا في الحالات التي يتمُّ فيها النصُّ على خدمات أو تعاملات ذات خصوصية؛ فإنه يكون لها سياسةُ خصوصية منفصلة، وغير مدمجة بسياسة الخصوصية هذه.
  • على الرغم من ذلك قد يحتوي الموقع على روابط لمواقع إلكترونية أخرى تقع خارج سيطرتنا، ولا تغطيها سياسة الخصوصية هذه، في حال قمت بالوصول إلى مواقع أخرى من خلال استخدام الروابط المتاحة على موقعنا؛ فإنك ستخضع لسياسة الخصوصية المتعلقة بهذه المواقع، والتي قد تختلف عن سياسة الموقع؛ مما يتطلب منك قراءة سياسة الخصوصية المتعلقة بتلك المواقع.
  • في كل الأحوال لن نقوم بالبيع أو التأجير أو المتاجرة ببياناتك أو بياناتك لمصلحة أي طرف ثالث خارج هذا الموقع.وسنحافظ في كافَّة الأوقات على خصوصية كافة بياناتك الشخصية التي نتحصل عليها وسريتها.
  • نظرًا للتطور الهائل في مجال التقنية، والتغيُّر في نطاق القوانين المتعلقة بالمجال الإلكتروني؛ فالموقع يحتفظ بالحقّ في تعديل بنود سياسة الخصوصية هذه وشروطها في أي وقتٍ يراه ملائماًويتم تنفيذ التعديلات على هذه الصفحة.
  • للحفاظ على بياناتك الشخصية، يتم تأمين التخزين الإلكتروني والبيانات الشخصية المرسلة باستخدام التقنيات الأمنية المناسبة.
  • يمكنك الاتصال بنا دائما للإجابة عن استفساراتك بخصوص هذه السياسة من خلال :
  • ايميل : [email protected]

اعتماد مجلس الإدارة

مقدمة:

الغرض من هذه السياسة تحديد وتوضيح سياسات التطوع التي من شأنها تنظيم علاقة جمعية الدعوة والإرشاد وتوعية الجاليات بالنظيم والجنادرية بالمتطوعين بها، وذلك عن طريق تحديد وتوضيح واجبات وحقوق كلا الطرفين.

النطاق

تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة لعملية التطوع والمسؤوليات المحددة للأطراف في ذلك.

البيان:

  • أنواع التطوع:

تطوع دائم: أن يكون المتطوع عاملاً بشكل مستمر.

تطوع مؤقت: وهو أن يكون التطوع إما:

لفترة زمنية محددة أو لفترات زمنية متقطعة حسب الحاجة.

لنشاط محدد ومعين فقط أو لجملة فعاليات محددة.

  • أساليب التطوع:
  • التطوع المستمر: كامل الوقت اليومي.
  • التطوع الجزئي: جزء من الوقت حسب الاتفاق بين الجمعية والمتطوع.
  • التطوع المشروط: حسب الشروط المتفق عليها بين الجمعية والمتطوع.
  • تلتزم الجمعية وكل ما يتبعها على حدة بـ:

حقوق المتطوع:

  • التعامل معه باحترام وثقة وشفافية، وأن جهوده تساهم فعلياً في تحقيق أهداف الجمعية.
  • اطّلاعه بطريقة مهنية وواضحة على مناخ الجمعية وتنظيماتها والمعلومات الضرورية للقيام بمهامه.
  • مساعدته على إبراز قدراته ومواهبه.
  • إدماجه في العمل، والعمل على توظيف طاقاته وقدراته للاستفادة منها بأكبر قدر.
  • تقديم التوجيه والتدريب للمتطوع ليتمكن من القيام بالمهام المنوطة به بكفاءة وفاعلية.
  • عدم الالتزام بأي حقوق مالية سوى ما يترتب من مصروفات لازمة لتسيير الأعمال؛ على سبيل المثال لا الحصر ” تذاكر سفر أو مصروفات نثرية”.

واجبات المتطوع:

  • الالتزام بالقوانين واللوائح التي تحددها الجمعية.
  • المحافظة على سرية المعلومات في الجمعية، وأدوات العمل التي بحوزته، وموارد الجمعية.
  • التعاون والمبادرة والاستعداد للعمل التطوعي، والعمل ضمن فريق واحد.
  • الالتزام بالعمل التطوعي كالالتزام بأخلاقيات المهنة والتعامل معها بمثابة العمل الرسمي له.
  • المشاركة في الأنشطة والفعاليات التطوعية.
  • حسن التعامل مع الآخرين.
  • عدم المطالبة بأي مستحقات مالية نتيجة الأعمال التطوعية.
  • القيام بالعمل المنوط به على أكمل وجه، وتقبل توجيهات المسؤولين في الجمعية.
  • لا يستغل موقعه لتحقيق منفعة شخصية أو أهداف أخرى.

المسؤوليات

تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع الأفراد الذين يتولون عملية التطوع التقييد بما ورد فيها.

ويشجع أولئك الذين يُستخدمون في عملية التطوع على توقيع مدونة القواعد الأخلاقية والسلوك المهني.

 

اعتماد مجلس الإدارة

سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات

المحتويات:

  1. مقدمة
  2. النطاق
  3. المخالفات
  4. الضمانات
  5. إجراءات الإبلاغ عن مخالفة
  6. معالجة البلاغ
  7. ملحق: نموذج إبلاغ عن مخالفة

 

مقدمة:

توجب سياسة وإجراءات الإبلاغ عن المخالفات (ويشار إليها فيما بعد، “السياسة”) لجمعية الدعوة والإرشاد وتوعية الجاليات بالنظيم والجنادرية (ويشار إليها فيما بعد، “الجمعية”) على أعضاء مجلس الإدارة ومدير الجمعية  وموظفي ومتطوعي الجمعية الالتزام بمعايير عالية من الأخلاق الشخصية أثناء العمل وممارسة واجباتهم ومسؤولياتهم. وتضمن هذه السياسة أن يتم الإبلاغ في وقت مبكر عن أي مخالفة أو خطر جدي أو سوء تصرف محتمل قد تتعرض له الجمعية أو أصحاب المصلحة أو المستفيدين ومعالجة ذلك بشكل مناسب. كما يجب على كافة من يعمل لصالح الجمعية مراعاة قواعد الصدق والنزاهة أثناء أداء مسؤولياتهم والالتزام بكافة القوانين واللوائح المعمول بها. تهدف هذه السياسة إلى تشجيع كل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات وطمأنتهم الى أن القيام بهذا الأمر آمن ومقبول ولا ينطوي على أي مسؤولية.

النطاق:

تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح الجمعية سواء كانوا أعضاء مجلس إدارة أو     مدير الجمعية  أو موظفين أو متطوعين أو مستشارين بصرف النظر عن مناصبهم في الجمعية، وبدون أي استثناء. ويمكن أيضا لأي من أصحاب المصلحة من مستفيدين ومانحين ومتبرعين وغيرهم الإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات.

المخالفات:

تشمل الممارسات الخاطئة أي مخالفات جنائية أو مالية أو الإخلال بأي التزامات قانونية أو تشريعية أو متطلبات تنظيمية داخلية أو تلك التي تشكل خطراً على الصحة أو السلامة أو البيئة.

وتشمل المخالفات التي يتوجب الإبلاغ عنها، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:

  • السلوك غير القانوني (بما في ذلك الرشوة أو الفساد) أو سوء التصرف.
  • سوء التصرف المالي (بما في ذلك ادعاء النفقات الكاذبة، إساءة استخدام الأشياء القيمة، عمليات غسيل الأموال أو دعم لجهات مشبوهة).
  • عدم الإفصاح عن حالات تعارض المصالح (مثل استخدام شخص منصبه في الجمعية لتعزيز مصالحه الخاصة أو مصالح الآخرين فوق مصلحة الجمعية).
  • إمكانية الاحتيال (بما في ذلك إضاعة، إخفاء أو إتلاف الوثائق الرسمية).
  • الجرائم الجنائية المرتكبة، أو التي يتم ارتكابها، أو التي يحتمل ارتكابها أيا كان نوعها.
  • عدم الالتزام بالسياسات وأنظمة وقواعد الرقابة الداخلية أو تطبيقها بصورة غير صحيحة.
  • الحصول على منافع أو مكافآت غير مستحقة من جهة خارجية لمنح تلك الجهة معاملة تفضيلية غير مبررة.
  • الإفصاح عن معلومات سرية بطريقة غير قانونية.
  • التلاعب بالبيانات المحاسبية.
  • تهديد صحة الموظفين وسلامتهم.
  • انتهاك قواعد السلوك المهني والسلوك غير الأخلاقي.
  • سوء استخدام الصلاحيات أو السلطات القانونية.
  • مؤامرة الصمت والتستر فيما يتعلق بأي من المسائل المذكورة أعلاه.

الضمانات:

تهدف هذه السياسة إلى إتاحة الفرصة لكل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن المخالفات وضمان عدم تعرضهم للانتقام أو الإيذاء نتيجة لذلك. وتضمن السياسة عدم تعرض مقدم البلاغ لخطر فقدان وظيفته أو منصبه أو مكانته الاجتماعية في الجمعية ولأي شكل من أشكال العقاب نتيجة قيامه بالإبلاغ عن أية مخالفة. شريطة أن يتم الإبلاغ عن المخالفة بحسن نية وأن تتوفر لدى مقدم البلاغ معطيات اشتباه صادقة ومعقولة، ولا يهم إذا اتضح بعد ذلك بأنه مخطئ.

من أجل حماية المصلحة الشخصية للمبلغ، فإن هذه السياسة تضمن عدم الكشف عن هوية مقدم البلاغ عند عدم رغبته في ذلك، ما لم ينص القانون على خلاف ذلك. وسيتم بذل كل جهد ممكن ومناسب للمحافظة على كتمان وسرية هوية مقدم البلاغ عن أي مخالفة. ولكن في حالات معينة، يتوجب للتعامل مع أي بلاغ أن يتم الكشف عن هوية مقدم البلاغ، ومنها على سبيل المثال ضرورة كشف الهوية أمام أي محكمة مختصة. كذلك يتوجب على مقدم البلاغ المحافظة على سرية

البلاغ المقدم من قبله وعدم كشفه لأي موظف أو شخص آخر. ويتوجب عليه أيضا عدم إجراء أية تحقيقات بنفسه حول البلاغ. كما تضمن السياسة عدم إيذاء مقدم البلاغ بسبب الإبلاغ عن المخالفات وفق هذه السياسة.

إجراءات الإبلاغ عن مخالفة:

  • يفضل الإبلاغ عن المخالفة بصورة مبكرة حتى يسهل اتخاذ الإجراء المناسب في حينه.
  • على الرغم من أنه لا يطلب من مقدم البلاغ إثبات صحة البلاغ، إلا أنه يجب أن يكون قادراً على إثبات أنه قدم البلاغ بحسن نية.
  • يتم تقديم البلاغ خطيا (وفق النموذج المرفق) عن طريق
  • الرمز البريدي: 11695    ص.ب 103188  أو البريد الإلكتروني: [email protected]

معالجة البلاغ:

يعتمد الإجراء المتخذ بخصوص الإبلاغ عن أي مخالفة وفق هذه السياسة على طبيعة المخالفة ذاتها. إذ قد يتطلب ذلك إجراء مراجعة غير رسمية أو تدقيق داخلي أو تحقيق رسمي. ويتم اتباع الخطوات التالية في معالجة أي بلاغ:

  • يقوم (مدير الجمعية ) عند استلام البلاغات باطلاع رئيس مجلس الإدارة (إذا لم يكن البلاغ موجها ضده) على مضمون البلاغ خلال أسبوع من استلام البلاغ.
  • يتم إجراء مراجعة أولية لتحديد ما إذا كان يتوجب إجراء تحقيق والشكل الذي يجب أن يتخذه. ويمكن حل بعض البلاغات بدون الحاجة لإجراء تحقيق.
  • يتم تزويد مقدم البلاغ خلال10 أيام بإشعار استلام البلاغ ورقم هاتف للتواصل.
  • إذا تبين أن البلاغ غير مبرر، فلن يتم إجراء أي تحقيق إضافي. ويكون هذا القرار نهائيا وغير قابل لإعادة النظر ما لم يتم تقديم إثباتات إضافية بخصوص البلاغ.
  • إذا تبين أن البلاغ يستند الى معطيات معقولة ومبررة، يتم إحالة البلاغ إلى لجنة مختصة للتحقيق في البلاغ وإصدار التوصية المناسبة.
  • يجب على اللجنة الانتهاء من التحقيق في البلاغ وإصدار التوصية خلال عشرة أيام عمل من تاريخ إحالة البلاغ.
  • ترفع اللجنة توصياتها الى رئيس المجلس للمصادقة والاعتماد.
  • يتم تحديد الإجراءات التأديبية المترتبة على المخالفة وفق سياسة الجمعية وقانون العمل الساري المفعول.
  • لا يجوز إعلام مقدم البلاغ بأي إجراءات تأديبية أو غيرها مما قد يترتب عليه إخلال الجمعية بالتزامات السرية تجاه شخص آخر.
  • تلتزم الجمعية بالتعامل مع الإبلاغ عن أي مخالفة بطريقة عادلة ومناسبة، ولكنها لا تضمن أن تنسجم طريقة معالجة البلاغ مع رغبات مقدم البلاغ.

اعتماد مجلس الإدارة

النطاق:

تستهدف هذه السياسة جميع من يعمل لصالح جمعية الدعوة والإرشاد وتوعية الجاليات بالنظيم والجنادرية وبالأخص رؤساء أقسام أو إدارات الجمعية والمسؤولين التنفيذين وأمين مجلس الإدارة حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ومتابعة ما يرد في هذه السياسة.

إدارة الوثائق وأماكن حفظها:

تحتفظ الجمعية بجميع الوثائق داخل مكاتبها بمقر الجمعية، وتشمل الآتي:

1/ اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى

2/ بيانات الأعضاء المؤسسين .

3/ سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية .

4/  سجل العضوية في مجلس الادارة .

5/  سجل اجتماعات الجمعية العمومية.

6/ سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة.

7/  السجلات المالية والبنكية والعهد.

8/  سجل الممتلكات والأصول.

9/ ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات.

10/  سجل المكاتبات والرسائل.

11/  سجل الزيارات.

12/  سجل الايرادات والمصروفات .

الاحتفاظ بالوثائق:

يجب على الجمعية الاحتفاظ بالوثائق لمدة ( 10 ) سنوات .

إتلاف الوثائق:

عند الانتهاء من المدد المحددة لحفظ الوثائق يتم التعامل معها كالتالي :

  • عند بداية كل عام جديد يتم حصر الوثائق المنتهية الحفظ .
  • تسليم الوثائق لممثل الجودة بالجمعية لإكمال اللازم .
  • تكوين لجنة لفحص الوثائق واصدار مذكرة الاتلاف حسب ما تراه اللجنة .
  • رفع المحضر للإدارة بالانتهاء .

اعتماد مجلس الإدارة

تمهيد:

  • تحترمُ ” جمعية الدعوة والإرشاد وتوعية الجاليات بالنظيم والجنادرية ” خصوصيةَ كلّ شخصٍ يعمل لصالحها، وتَعدُ ما يقوم به من تصرفاتٍ خارجَ إطار العمل ليس من اهتمامها، إلا أنَّ الجمعية ترى أن المصالح الشخصية لمن يعمل لصالحها أثناءَ ممارسةِ أيِّ أنشطةٍ اجتماعيةٍ، أو مالي، أو غيرها، قد تتداخلُ، بصورةٍ مباشرةٍ أو غيرِ مباشرةٍ، مع موضعيته، أو ولائهِ للجمعية مما قدْ ينشأُ معه تعارض في المصالح.
  • تُؤمن الجمعية بقيمها ومبادئها المتمثلةِ في النزاهةِ والعمل الجماعيِ والعنايةِ والمبادرةِ والإنجازِ، وتأتي سياسة تعارض المصالح الصادرة عن الجمعية؛ لتعزيز تلك القيم وحمايتها، وذلك لتفادي أن تؤثّر المصلحة الشخصية أو العائلية ، أو المهنية لأيّ شخصٍ يعمل لصالح الجمعية على أداء واجباته تجاه الجمعية ، أو أن يتَحّصلَ من خلال تلك المصالح على مكاسبٍ على حساب الجمعية.

نطاق وأهداف السياسة:

  1. مع عدم الإخلال بما جاء في التشريعات والقوانين المعمول بها في المملكة العربية السعودية التي تحكُم
  2. تعارض المصالح، ونظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية ولائحته التنفيذية، واللائحة الأساسية للجمعية، تأتي هذه السياسة استكمالاً لها، دونَ أن تحلَّ محلها.
  3. تُطبق هذه السياسة على كل شخص يعمل لصالح الجمعية، ويشمل ذلك أعضاء الجمعية العمومية وأعضاء مجلس الإدارة، وأعضاء اللجان المنبثقة من مجلس الإدارة، ومديري الجمعية التنفيذيين، وجميع موظفيها ومتطوعيها.
  4. يشمل تعارض المصالح، ما يتعلق بالأشخاص أنفسهم المذكورين في الفقرة السابقة ومصالح أي شخص آخر تكون لهم علاقة شخصية بهم، ويشمل هؤلاء الزوجة، الأبناء، الوالدين، الأشقاء، أو غيرهم من أفراد العائلة.
  5. تُعدُّ هذه السياسة جزءاً لا يتجزأُ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها سواء كانت تلك الوثائق قرارات تعيين أو عقود عمل
  6. تُضّمن الجمعية العقود التي تبرمها مع استشارييها الخارجيين أو غيرهم، نصوصاً تنظم تعارض المصالح بما يتفق مع أحكام هذه السياسة.
  7. تهدف هذه السياسة إلى حماية الجمعية وسمعتها ومن يعمل لصالحها من أي أشكال تعارض المصالح السلبية التي قد تنشأ بسبب عدم الإفصاح.

مسئوليات وصلاحيات مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية الخاصة بسياسة تنظيم تعارض المصالح:

  • إدارة تعارض المصالح أحد الاختصاصات الرئيسة لمجلس الإدارة.
  • يجوز للمجلس تكوين لجان محددة او تكليف أحد لجانه المنبثقة من المجلس للنظر في المسائل التي من المحتمل أن تنطوي على تعارض مصالح مع مراعاة متطلبات استقلالية تلك اللجان. 
  • لا يكون الشخص في حالة تعارض مصالح إلا إذا قرر مجلس إدارة الجمعية فيما يخص تعاملات الجمعية مع الغير أو تعاملات أعضاء المجلس وكبار التنفيذيين في الجمعية أن الحالة تنضوي على تعارض مصالح، وتكون صلاحية القرار مع مدير الجمعية بخصوص باقي موظفي الجمعية.
  • يجوز لمجلس الإدارة وفقاً لسلطته التقديرية أن يقرر – بشأن كل حالة على حدة – الاعفاء من المسئولية عند تعارض المصالح الذي قد ينشأ عرضاً من حين لآخر في سياق نشاطات الشخص وقراراته المعتادة، أو الذي قد ينشأ في سياق عمله مع الجمعية، سواء ما يتعلق بمصالح مالية أو بمصالح تعيقه عن القيام بواجبه في التصرف على أكمل وجه بما يتوافق مع مصالح الجمعية.
  • عندما يقرر مجلس الإدارة أن الحالة تعارض مصالح، يلتزم صاحب المصلحة المتعارضة بتصحيح وضعه وبجميع الإجراءات التي يقررها مجلس الإدارة وإتباع الاجراءات المنظمة لذلك.
  • لمجلس إدارة الجمعية صلاحية إيقاع الجزاءات على مخالفي هذه السياسة، ورفع القضايا الجنائية والحقوقية للمطالبة بالأضرار التي قد تنجم عن عدم التزام جميع ذوي العلاقة بها.
  • مجلس الإدارة هو المخول في تفسير أحكام هذه السياسة على ألا يتعارض ذلك مع الانظمة السارية واللائحة الأساسية للجمعية وأنظمة الجهات المشرفة.
  • يعتمد مجلس الإدارة هذه السياسة، ويبلغ جميع موظفي الجمعية وتكون نافذة من تاريخ الإبلاغ.

8-  يتولى مجلس الإدارة التأكد من تنفيذ هذه السياسة والعمل بموجبها وإجراء التعديلات اللازمة عليها.

حالات تعارض المصالح:

  • لا يعني وجود مصلحةٍ لشخص يعمل لصالح الجمعية في أي نشاط يتعلق سواء بشكل مباشر أو غير مباشر بالجمعية، قيام تعارض في المصالح بين الطرفين. ولكن قد ينشأ تعارض المصالح عندما يطلب ممن يعمل لصالح الجمعية أن يبدي رأياً، أو يتخذ قراراً، أو يقوم بتصرف لمصلحة الجمعية، وتكون لديه في نفس الوقت إمَّا مصلحة تتعلق بشكل مباشر أو غير مباشر بالرأي المطلوب منه إبداؤه، أو بالتصرف المطلوب منه اتخاذه، أو أن يكون لديه التزام تجاه طرف آخر غير الجمعية يتعلق بهذا الرأي أو القرار أو التصرف. إذ تنطوي حالات تعارض المصالح على انتهاكٍ للسرية، وإساءةٍ لاستعمال الثقة، وتحقيقٍ لمكاسب شخصية، وزعزعةٍ للولاء للجمعية.
  • هذه السياسة تضع امثلة لمعايير سلوكية لعدد من المواقف إلا أنها بالضرورة لا تغطى جميع المواقف الأخرى المحتمل حدوثها، ويتحتم على كل من يعمل لصالح الجمعية التصرف من تلقاء أنفسهم بصورة تتماشى مع هذه السياسة، وتجنب ما قد يبدو أنه سلوك يخالف هذه السياسة ومن الامثلة على حالات التعارض ما يلي:
  • ينشأ تعارض المصالح مثلاً في حالة أن عضو مجلس الإدارة أو عضو أي لجنة من لجانه أو أي من موظفي الجمعية مشاركاً في أو له صلة بأي نشاط، أو له مصلحة شخصية أو مصلحة تنظيمية أو مهنية في أي عمل أو نشاط قد يؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على موضوعية قرارات ذلك العضو أو الموظف أو على قدراته في تأدية واجباته ومسئولياته تجاه الجمعية.
  • ينشأ التعارض في المصالح أيضاً في حالة أن عضو مجلس الإدارة أو أحد كبار التنفيذيين يتلقى أو يحصل على مكاسب شخصية من أي طرف آخر سواء كان ذلك بطريقة مباشرة أو غير مباشرة مستفيداً من موقعة ومشاركته في إدارة شؤون الجمعية.
  • قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال الاستفادة المادية من خلال الدخول في معاملات مادية بالبيع أو الشراء أو التأجير للجمعية.
  • ايضا قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال تعيين الأبناء أو الأقرباء في الوظائف أو توقيع عقود معهم
  • من إحدى صور تعارض المصالح تكون في حال ارتباط من يعمل لصالح الجمعية في جهة أخرى ويكون بينها تعاملات مع الجمعية.
  • الهدايا والإكراميات التي يحصل عليها عضو مجلس الإدارة أو موظف الجمعية من أمثلة تعارض المصالح.
  • الاستثمار أو الملكية في نشاط تجاري أو منشأة تقدم خدمات أو تستقبل خدمات حالية من الجمعية او تبحث عن التعامل مع الجمعية.
  • إفشاء الأسرار أو إعطاء المعلومات التي تعتبر ملكًا خاصًا للجمعية، والتي يطلع عليها بحكم العضوية أو الوظيفة، ولو بعد تركه الخدمة.
  • قبول أحد الأقارب لهدايا من أشخاص أو جهات تتعامل مع الجمعية بهدف التأثير على تصرفات العضو أو الموظف بالجمعية قد ينتج عنه تعارض المصالح.
  • تسلم عضو مجلس الإدارة أو الموظف أو أحد أفراد عائلته من أي جهة لمبالغ أو أشياء ذات قيمة بسبب تعامل تلك الجهة مع الجمعية أو سعيها للتعامل معها.
  • قيام أي جهة تتعامل أو تسعى للتعامل مع الجمعية بدفع قيمة فواتير مطلوبة من الموظف أو أحد أفراد عائلته.
  • استخدام أصول وممتلكات الجمعية للمصلحة الشخصية من شأنه أنْ يُظِهرَ تعارضاً في المصالح فعلياً أو محتملاً، كاستغلال أوقات دوام الجمعية، أو موظفيها، أو معداتها، أو منافعها لغير مصالح الجمعية أو أهدافها، أو إساءةِ استخدامِ المعلومات المتحصلةِ من خلال علاقةِ الشخصِ بالجمعيةِ؛ لتحقيق مكاسب شخصية، أو عائلية، أو مهنية، أو أيَّ مصالح أخرى

الالتزامات:

 على كل من يعمل لصالح الجمعية أن يلتزم بالتالي:

  • الإقرار على سياسة تعارض المصالح المعتمدة من الجمعية عند الارتباط بالجمعية.
  • الالتزام بقيم العدالة والنزاهة والمسؤولية والأمانة وعدم المحاباة أو الواسطة أو تقديم مصلحة النفس أو الآخرين على مصالح الجمعية.
  • عدم الاستفادة بشكل غير قانوني ماديا أو معنوياً هو أو أي من أهله وأصدقائه ومعارفه من خلال أداء عمله لصالح الجمعيةً.
  • تجنب المشاركة في اتخاذ القرارات التي تؤدي لتعارض مصالح أو توحي بذلك
  • تعبئة نموذج الجمعية الخاص بالإفصاح عن المصالح سنويا.
  • الإفصاح لرئيسه المباشر عن أي حالة تعارض مصالح أو شبهة تعارض مصالح طارئة سواء كانت مالية أو غير مالية.
  • الإبلاغ عن أي حالة تعارض مصالح قد تنتج عنه أو هن غيره ممن يعمل لصالح الجمعية.
  • تقديم ما يثبت إنهاء حالة تعارض المصالح، في حال وجوده، أو في حال طلب الجمعية ذلك.

متطلبات الإفصاح:

يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤولين التنفيذيين وغيرهم من الموظفين والمتطوعين التقيد التام بالإفصاح للجمعية عن الحالات التالية، حيثما انطبق، والحصول على موافقتها في كل حالة، حيثما اقتضت الحاجة، سواء انطوت على تعارض فعلي أو محتمل للمصالح أم لا:

  • يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أية وظائف يشغلونها، أو ارتباط شخصي لهم مع جمعية أو مؤسسة خارجية، سواء كانت داخل المملكة أم خارجها.
  • يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أية حصص ملكية لهم في المؤسسات الربحية.
  • يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أية وظيفة أو مصلحة مالية أو حصة ملكية تخص أي من أفراد أسرهم (الوالدان والزوجة/الزوجات/الزوج والأبناء/البنات) في أية جمعيات أو مؤسسات ربحية تتعامل مع الجمعية أو تسعى للتعامل معها.
  • يتعين على كل أعضاء مجلس الإدارة والمسؤولين التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح للجمعية والحصول على موافقتها على أية حالة يمكن أن تنطوي على تعارض محظور في المصالح. وتخضع جميع هذه الحالات للمراجعة والتقييم من قبل مجلس إدارة الجمعية واتخاذ القرار في ذلك. عند انتقال الموظف إلى وظيفة رئاسية في الجمعية أو إلى وظيفة في إدارة أخرى أو غير ذلك من الوظائف التي ربما تنطوي على تعارض في المصالح، ربما يتعين على الموظف إعادة تعبئة نموذج تعارض المصالح وأخلاقيات العمل وبيان الإفصاح في غضون 30 يوما من تغيير الوظيفة. كما تقع على عاتق الرئيس المباشر للموظف مسؤولية التأكد من قيام الموظف بتعبئة استمارة الإفصاح على نحو تام.
  • يعرّض التقصير في الإفصاح عن هذه المصالح والحصول على موافقة الجمعية عليها المسؤول التنفيذي وغيره من الموظفين والمتطوعين للإجراءات التأديبية طبقا لنظام العمل والتنمية الاجتماعية في المملكة العربية السعودية واللائحة الأساسية في الجمعية.

تقارير تعارض المصالح:

  • تودع جميع نماذج إفصاح أعضاء مجلس الإدارة لدى المدير التنفيذي.
  • تودع جميع نماذج إفصاح موظفي أو متطوعي الجمعية لدى المدير التنفيذي.
  • يُقدم مراجع حسابات الجمعية الخارجي تقريراً خاصاً بالأعمال والعقود المبرمة لصالح الجمعية والتي تنطوي على مصلحة مباشرة أو غير مباشرة لعضو المجلس، حال طلبِ رئيسِ مجلس الإدارة، ويُضمن ذلك مع تقريره السنوي لأداء الجمعية الذي يقدمه للجمعية العمومية.
  • تُصدر الإدارة المخولة بالمراجعة الداخلية تقريراً سنوياً يُعرض على مجلس الإدارة يُوضّح تفاصيل الأعمال أو العقود التي انطوت على مصلحة لموظفي الجمعية وفقاً لنماذج الإفصاح المودعة لديها.
  • حيث إنِّ هذه السياسة تُعد جزءاً لا يتجزأ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها، فإنه لا يجوز مخالفةَ أحكامها والالتزامات الواردة بها.

اعتماد مجلس الإدارة